【働き方改革】企業から学ぶ会議のやり方

①会議
質問をします。
1回の会議にどれくらいの時間を使っていますか?

学校でもいろんな会議があると思います。私の場合,月に1度の学年会と教務部会と職員会,週に1度の運営委員会と生徒指導係会です。

学年会,職員会,運営委員会は1時間以上かかります。

私は教務主任になので,教務部会の運営をしています。また,どうしたら効率的な会議ができるかは日々考えています。そのときに参考にさせてもらった本があります。

 

 

どちらの本も企業の会議の本ですが・・・学校現場でも生かせるものばかりです。むしろ,学校が企業の会議の仕方を学ぶ必要があると思います。

読んでみると「なるほど」と思うような内容で,実際に自分の会議にも取り入れているものもありますので,紹介します。
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会議は30分以内

30分以内で終わらせるための準備をしています。1時間以上かけている部もありますが,時間を無駄にしているなと感じます。

会議の準備
①あらかじめ根回しをしておく。

②事前にレジュメを配っておく。意見をもらうだけなら事前に行っておく。

③会議のゴールを設定する。どうしたら会議が終わるのか?

④1つ1つの議題の時間設定をする。出席者が時間を意識して会議に臨める。

何のための会議かを明確にする。

会議の目的は3つあります。コンセンサスを得る(情報共有)物事を決める(意志決定)自由な発想を出し合う(ブレスト)ことです。何のための会議かわからないものには出席する必要がないとも本には書いてありました。

1つの1つの議題に,意思決定なのか?いろんな意見が欲しいのか?を決めておくことでスムーズに会議が進むと思います。(私はレジュメに何をしてほしいかを書いています。)

今日の会議の振り返りをする。

私の職場でもそうだったのですが・・・会議の数日後,「えっ?そんなこと決まったっけ?」「私これをやるんだっけ」ということがよくありました。だからこそ,会議の最後には「決定事項の確認」「やることの確認」をします。やることの確認も,WHO,WHEN,WHATを意識して確認をします

アマゾンでは「反論は会議の中で」というルールがあるみたいです。そして決定事項はみんなでやるという共通認識があります。

とは言っても・・・決まったのに・・・ぐちぐちいう教員も多いのが本校の特徴です。

おまけ 会議は若手がかえる

長い会議が好きな人がいると・・・時間内にならないこともあります。ベテランの先生に多いかもしれません。ベテランの先生は自分の考えを聞いてもらえる数少ない場なので・・・「自分すごいでしょ」と言わんばかりにしゃべり続けます。

本校はベテランも多いですが,若手も多いです。
若手がしっかり意見を出し合って会議を進めていきたい。

 

 

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