「大切」 仕事の効率化のために! 会議時間は30分!

①会議
3つの質問をします。
(1)1回の会議にどれくらいの時間を使っていますか?
(2)会議は何曜日に実施していますか?
(3)会議の開始時間は?

仕事の効率化をするときに不可欠な要素である「会議」について考えていきたいと思います。

残業時間0を目指して!仕事の効率化3選 https://tottoko-tarou.com/?p=130

私も主任の立場になるので,どうしたら効率的な会議ができるかは日々考えています。そのときに参考にさせてもらった本があります。

会議の効率化 おすすめの本 2冊

どちらの本も「なるほど」と思うような内容で,実際に自分の会議にも取り入れているものもありますので,紹介します。

会議の効率化① 会議は30分以内

30分以内で終わらせるための準備をしています。

①あらかじめ根回しをしておく。
②事前にレジュメを配っておく。意見をもらうだけなら事前に行っておく。

③会議のゴールを設定する。どうしたら会議が終わるのか?
④1つ1つの議題の時間設定をする。
→出席者が時間を意識して会議に臨める。「時間押しているな~」

会議の効率化② 何のための会議かを明確にする。

会議の目的は3つあります。コンセンサスを得る(情報共有)物事を決める(意志決定)自由な発想を出し合う(ブレスト)ことです。何のための会議かわからないものには出席する必要がないとも本には書いてありました。

1つの1つの議題に,意思決定なのか?いろんな意見が欲しいのか?を決めておくことでスムーズに会議が進むと思います。(私はレジュメに何をしてほしいかを書いています。)

会議の効率化③ 今日の会議の振り返りをする。

私の職場でもそうだったのですが・・・会議の数日後,「えっ?そんなこと決まったっけ?」「私これをやるんだっけ」ということがよくありました。だからこそ,会議の最後には「決定事項の確認」「やることの確認」をします。
やることの確認も,WHO,WHEN,WHATを意識して確認をします。

最初の質問ですが,私たちの会議は・・・週の最後だとがんばれるので,金曜日に実施しています。また,時間は脳がさえている午前中か15:00に実施しています。会議時間は30分以内です。

 

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